Actualizare coduri CAEN la Rev. 3

Ce este CAEN Rev. 3 și de ce trebuie actualizate codurile firmei

CAEN Rev. 3 este noua versiune a Clasificării activităților din economia națională. Aceasta înlocuiește CAEN Rev. 2 și aduce modificări de denumiri, divizări, comasări și corespondențe între coduri.

Actualizarea codurilor CAEN nu schimbă automat activitatea firmei. În cazul unei conversii simple, se actualizează codificarea activităților deja înscrise în documentele firmei. Adăugarea sau eliminarea unei activități reprezintă o modificare a obiectului de activitate.

CAEN Rev. 3 se aplică de la 1 ianuarie 2025. Termenul indicat pentru alinierea codurilor la Registrul Comerțului este 25 septembrie 2026 sau momentul primei alte modificări depuse la ONRC, în funcție de situația firmei și de regulile aplicabile la data depunerii.

Ce se schimbă prin actualizarea codurilor CAEN

Un cod CAEN din Rev. 2 poate avea o corespondență directă cu un singur cod nou, se poate împărți în mai multe coduri, se poate comasa cu alte activități, își poate schimba denumirea sau poate să nu aibă o corespondență directă. De aceea, codurile trebuie verificate individual și comparate cu activitatea efectivă a firmei.

Procedura de actualizare la ONRC

1. Identifică toate codurile CAEN Rev. 2 înscrise în certificatul de înregistrare și în actele firmei.
2. Verifică pentru fiecare cod corespondența din CAEN Rev. 3.
3. Stabilește dacă este vorba despre o conversie simplă sau despre o modificare reală a obiectului de activitate.
4. Completează cererea de mențiuni, cunoscută în practică drept Anexa 2a.
5. Semnează documentele și depune-le la ONRC, online sau prin canalul acceptat de registrul competent.
6. Păstrează dovada depunerii și documentele emise după soluționare.

Acte necesare

Pentru o conversie simplă pot fi necesare cererea de înregistrare a mențiunii, documentele firmei și datele de identificare, împuternicirea dacă depunerea este făcută de o persoană împuternicită și alte documente solicitate de ONRC în funcție de situația concretă.

Pentru simpla conversie nu este în mod normal necesar un act constitutiv nou, o hotărâre AGA sau o declarație nouă pe propria răspundere. Aceste documente pot deveni necesare dacă sunt adăugate, eliminate sau modificate activități ori dacă sunt autorizate activități noi.

Conversie CAEN versus schimbarea codului CAEN

Conversia înseamnă transpunerea activităților existente din Rev. 2 în Rev. 3. Schimbarea codului CAEN presupune modificarea, adăugarea sau eliminarea unei activități din obiectul de activitate. Actualizarea poate combina ambele operațiuni.

Actualizarea online

Documentele pot fi pregătite și depuse online, dacă sunt îndeplinite condițiile ONRC privind semnarea și transmiterea electronică. Un flux online poate permite verificarea gratuită a corespondenței pe baza CUI-ului, selectarea codurilor, completarea automată a cererii de mențiuni și descărcarea documentelor pentru depunere.

Greșeli frecvente

• Alegerea unui cod doar după denumire, fără verificarea descrierii.
• Selectarea tuturor codurilor rezultate, deși firma nu desfășoară toate activitățile.
• Confundarea conversiei cu adăugarea unei activități noi.
• Folosirea unor formulare sau informații învechite.
• Uitarea semnării documentelor sau transmiterea unui dosar incomplet.
• Presupunerea că actualizarea codului autorizează automat activitatea.

Actualizarea CAEN nu înlocuiește autorizațiile, avizele sau condițiile speciale necesare pentru activitățile reglementate. Verifică întotdeauna cerințele actuale ale ONRC înainte de depunere.