Registre obligatorii ale microîntreprinzătorului
Dacă îți deschizi o activitate de tip auto-entrepreneur în Franța, trebuie să păstrezi evidențe contabile, documente justificative și, dacă ai angajați, registre de personal și documente privind securitatea la locul de muncă. Regulile prezentate se referă în principal la regimul francez de microîntreprindere și nu trebuie confundate cu obligațiile unui PFA sau ale unei microîntreprinderi din România.
Registre contabile obligatorii
Activități de vânzare și furnizare de locuințe
Pentru vânzarea de mărfuri, obiecte, furnituri, produse alimentare sau furnizarea unei locuințe, sunt necesare registrul cumpărărilor și cartea de venituri. Registrul cumpărărilor trebuie completat cronologic și poate include data plății, metoda de plată, referința facturii sau a altui document justificativ și suma achitată.
Cartea de venituri trebuie să evidențieze fiecare încasare, sursa venitului, suma, data, metoda de plată și documentul emis. Numerarul trebuie diferențiat de plățile prin cec, card sau transfer bancar.
Activități liberale și alte activități
Pentru activitățile liberale, cartea de venituri se completează cronologic și trebuie să permită identificarea clientului, a onorariului, a datei plății, a formei de plată și a facturii sau a documentului justificativ. Pentru alte activități, evidența trebuie să arate cât s-a încasat, de la cine, când și prin ce metodă.
Registrele și documentele justificative se păstrează, potrivit informațiilor prezentate, timp de 10 ani de la închiderea exercițiului contabil la care se referă. Evidența electronică este posibilă dacă este identificată, datată și păstrată într-un sistem care oferă garanții de integritate și probă.
Documente necesare la începutul activității
Dosarul de înregistrare poate include actul de identitate, dovada adresei, declarația de începere a activității, informații despre domeniu și codul activității, declarații pentru activități reglementate, o împuternicire, documente privind soțul sau partenerul implicat în activitate și informații despre beneficiarul efectiv, atunci când sunt solicitate.
Lista exactă diferă în funcție de țară, domeniu și autoritate. Verifică întotdeauna formularul oficial și cerințele portalului competent. Documentele pentru înființarea unei microîntreprinderi trebuie separate de documentele auto și de autorizațiile locale.
Registre și documente pentru salariați
Registrul unic de personal
Dacă angajezi cel puțin o persoană, salariatul trebuie înscris în registrul unic de personal la momentul angajării. Evidența poate cuprinde numele, naționalitatea, data nașterii, sexul, funcția, calificarea, datele începerii și încetării activității, tipul contractului și, după caz, informații despre autorizații, salariați străini, lucrători temporari, ucenici, stagiari sau persoane aflate în serviciu civic.
Datele referitoare la un salariat se păstrează timp de 5 ani de la plecarea acestuia, potrivit regulilor prezentate.
DUERP
Documentul unic de evaluare a riscurilor profesionale, DUERP, este necesar atunci când există salariați. Acesta identifică riscurile pentru sănătate și securitate, precum căderile, infecțiile, arsurile, accidentele cu echipamente sau expunerile specifice activității.
DUERP se actualizează când se schimbă condițiile de muncă, apare un risc nou sau sunt disponibile informații noi despre un risc existent. Pentru întreprinderile cu cel puțin 11 salariați, actualizarea se face cel puțin anual. Documentul se păstrează 40 de ani de la elaborare.
Date personale și organizarea documentelor
O activitate mică poate prelucra date din acte de identitate, facturi, contracte și dosare de personal. Trebuie să știi ce date colectezi, de ce le colectezi, cât timp le păstrezi și cine are acces la ele. Limitează accesul, păstrează doar datele necesare, stabilește termene de arhivare și ștergere, folosește parole și copii de siguranță și informează persoanele printr-o politică de confidențialitate.
Un dosar bine organizat separă actele de înregistrare, facturile emise, facturile primite, extrasele de cont, registrele și documentele privind angajații. Pentru fiecare operațiune, păstrează traseul complet: documentul inițial, plata și înregistrarea în registru.
Documente auto și formulare
În activitățile care implică documente auto, verifică atent datele din CI, talon și CIV înainte de generarea unui contract sau a unei cereri. Pentru un contract de vânzare-cumpărare auto trebuie verificate identitatea părților, seria de șasiu, numărul de înmatriculare, marca, modelul, data tranzacției și semnăturile.
Instrumentele OCR și formularele online pot reduce munca repetitivă, dar câmpurile precompletate trebuie verificate înainte de tipărire și semnare. Aceste instrumente nu înlocuiesc semnarea documentului, depunerea dosarului la autoritate sau consultanța juridică.
Checklist înainte de depunerea dosarului
- Verifică dacă documentele sunt pentru țara și autoritatea corectă.
- Compară numele, adresele, datele și seriile de pe toate actele.
- Păstrează documentele justificative pentru fiecare operațiune contabilă.
- Notează data și metoda de plată.
- Separă actele de identificare de registrele contabile.
- Folosește formulare actualizate.
- Verifică documentele precompletate înainte de tipărire.
- Păstrează dovezile de depunere și copiile actelor transmise.